10 個最佳生產力工具比較（含 Today’s Tasks）
挑工具時，最常犯的錯就是「一次想解決所有問題」。其實你只需要一個能讓你今天就更快完成當天三件關鍵事的系統。這篇用五個面向比較十款熱門工具，並按族群給出推薦與遷移步驟。
評比指標
- 上手難度：是否零門檻、是否需要學一套新語法/資料結構。
- 專注度：介面是否安靜、是否容易被功能分心。
- 跨裝置：電腦/手機/平板體驗是否一致，離線可用性。
- 協作能力：是否需要與多人分工、交付、看板、權限。
- 費用：個人/團隊使用的總成本。
工具速覽矩陣
| 工具 | 定位 | 亮點 | 可能的坑 | 費用概況 |
|---|---|---|---|---|
| Today’s Tasks | 超輕量個人清單 | 零註冊、資料本地、專注三欄（High/Due/General） | 沒有團隊看板、沒有複雜關聯 | 免費 |
| Todoist | 標籤/過濾強 | 強大查詢、排程與多平台 | 設定複雜易分心 | 有付費方案 |
| Notion | 知識庫+資料庫 | 彈性極高、文件/資料合一 | 容易變重、手機輸入慢 | 有付費方案 |
| Trello | 看板式專案 | 視覺清楚、協作直覺 | 大量卡片管理成本高 | 有付費方案 |
| Microsoft To Do | 微軟生態 | 與 M365 整合、共享清單 | 高階功能較少 | 免費 |
| Google Tasks | 谷歌生態 | 與 Gmail/日曆整合 | 功能最小集 | 免費 |
| Things 3 | Apple 專注體驗 | 質感佳、操作順 | 僅蘋果平台、一次性購買 | 付費 |
| TickTick | 多功能清單 | 番茄、習慣、日曆融合 | 介面密度高 | 有付費方案 |
| Asana | 團隊專案 | 流程/權限完整 | 個人使用過重 | 團隊付費 |
| ClickUp | 一體化專案 | 功能齊全可客製 | 學習曲線陡 | 團隊付費 |
一句話選擇：
個人要快 → Today’s Tasks；需要標籤/過濾 → Todoist/TickTick；
要知識庫 → Notion；要看板協作 → Trello/Asana/ClickUp；深度整合 → Google Tasks / Microsoft To Do；蘋果極致 → Things 3。
依族群推薦
自由工作者 最重輸出效率。建議 Today’s Tasks 做日常三事清單，時間封鎖放至日曆；若有多客戶交付，再加 Trello 管進度。
學生/考生 建議 Today’s Tasks + Google 日曆 + 雲端硬碟。清單維持 High/Due/General，考試用倒數標記，長期報告用週檢視。
產品/設計/工程 團隊 用 Asana/ClickUp/Trello 管專案，個人輸出仍可用 Today’s Tasks 維持每天的重點聚焦。
中小企業 若要 SOP、權限與指派，Asana/ClickUp 更合適；若工作以個人輸出為主，輕量方案即可。
遷移步驟：一週完成工具切換
- 列出需求：個人 or 團隊？需要看板還是清單？是否要知識庫？
- 設計目標介面：用紙或白板畫出你理想的一天畫面。
- 小規模試行 3 天：只搬運 10–20 個活躍任務。
- 定義成功指標：每天完成三件重點？會議時間下降？
- 批次遷移：把舊工具任務匯出 CSV，按新結構導入；不搬的東西放「冰箱」。
- 一週回顧：去掉無用欄位，新增真正有用的兩三個視圖。
常見問題
Q：為什麼不用一個超強工具一次解決？
A：工具越多功能，越容易在設定上花時間。把「個人輸出」與「團隊協作」分流，反而更快。
Q：Today’s Tasks 沒有提醒怎麼辦？
A：把需要時段的事放日曆（時間封鎖）。清單負責「做什麼」，日曆負責「何時做」。